Укрзалізниця реформується за зразком найуспішніших світових залізничних та холдингових компаній. Один із ключових напрямів реформування – підвищення ефективності управління персоналом, створення рівних можливостей для професійного розвитку працівників всіх ланок.

З цією метою в Укрзалізниці триває утворення Об’єднаних центрів з управління персоналом (ЦУПРів). Це укрупнені центри, які надаватимуть співробітникам Товариства основні послуги у сфері управління персоналом.

Одною із переваг Центру є можливість надавати допомогу у переведенні чи повторному працевлаштуванні працівників УЗ на інші виробничі підрозділи та в інші філії.

Важливо, що штатний розпис Центру формується на 100% з діючих працівників напрямку управління персоналом виробничих підрозділів, які будуть отримувати сервіс в ЦУПР.

Кожен ЦУПР складається з керівника ЦУПРа та чотирьох відділів:

  • Відділ кадрового обліку;
  • Відділ організації та нормування праці;
  • Відділ добору персоналу;
  • Відділ навчання та підвищення кваліфікації.
  • Кожен великий ЦУПР (обслуговування більше 6000 працівників складається з 4 відділів. Малі ЦУПРИ до 6000 працівників в обслуговуванні, можуть складатися з відділів та секторів.

ЦУПР виконує такі функції:

  1. Відділ кадрового обліку (кадровий облік; військовий облік; кадрова звітність; соціальні пільги та компенсації; медичні огляди);
  2. Відділ організації та нормування праці (фото робочого дня, нормування праці, розрахунок чисельності персоналу, виходячи з норм; формування типових робочих графіків; формування штатного розпису та організаційно-штатних структур та ведення в АСУ кадри; виплати згідно колдоговорів; аналіз використання робочого часу та фонду оплати праці);
  3. Відділ добору персоналу (пошук та відбір персоналу; профорієнтаційна робота; співпраця з центрами зайнятості; інформаційна адаптація; аналітична звітність); 
  4. Відділ навчання та підвищення кваліфікації (організаційний та аналітичний супровід професійного навчання та підвищення кваліфікації).

Більшість функцій, які виконуватимуть ЦУПРи, наразі виконуються працівниками з управління персоналом та соціальної політики регіональних філій. Суть змін, які відбуваються у зв’язку з утворенням ЦУПРІв, насамперед  полягає у ЦЕНТРАЛІЗАЦІЇ цих функцій, що дозволить оптимізувати процеси, поліпшити контроль над ними, збільшити продуктивність праці.  

Але є і нові функції. ЦУПР – це єдине вікно для виробничих підрозділів по найму персоналу, а також по перенавчанню, переведенню тощо.  ЦУПРи збиратимуть та акумулюватимуть інформацію з управління персоналом за єдиними факторними показниками та формуватимуть  на основі зібраної інформації аналітичну звітність. Це стосується норм праці, відкритих вакансій, бази кандидатів, як зовнішніх, так і внутрішніх, плинності кадрів тощо. Ця аналітична інформація буде використовуватися для розроблення прозорих критеріїв оцінки операційної діяльності виробничих підрозділів, запровадження показників ефективності, та, як результат, для прийняття управлінських рішень.

Зараз вертикаль з управління персоналом виглядає таким чином: в управлінні регіональної філії є заступник директора рег. філії з управління персоналом та соціальної політики (НЗК), якому підпорядковуються керівник служби кадрової та соціальної політики (НОК) та керівник служби організації праці, заробітної плати та структур управління (НОТ). У безпосередньому підпорядкуванні НОК знаходяться: відділ кадрів, відділ соціальних питань та нагород, відділ підготовки та підвищення кваліфікації та відділ медичних закладів. У підпорядкуванні НОТ – відділ оплати праці та мотивації персоналу та відділ нормування праці.

У виробничих підрозділах відділ кадрів та інженери з організації та нормування праці безпосередньо підпорядковуються керівнику виробничого підрозділу.

Із запровадженням ЦУПРів структура вертикалі з управління персоналом рег. філії виглядатиме таким чином: окрім НОК та НОТ і всієї структури під ними, у прямому підпорядковуванні НЗК також будуть керівники ЦУПРів.

У безпосередньому підпорядкуванні керівників виробничих підрозділів, залишуться наступні працівники, що виконуватимуть HR функції: економісти з праці (зона відповідальності та функції якого залишаються без змін) та «універсальний» менеджер з персоналу, так званий HR-дженераліст (на дану позицію планується перенавчання та переведення інженерів з організації та нормування праці). Оскільки посада HR-дженераліста є новою для Укрзалізниці, на її функціях ми зупинимося окремо.

  • На рівні керівника виробничого підрозділу, який виступатиме в ролі замовника (внутрішнього клієнта) для ЦУПРів;
  • На рівні зазначених вище економістів з праці та HR-дженераліста, які працюватимуть безпосередньо у виробничому підрозділі.

 

Обов’язки та повноваження керівника виробничого підрозділу з ЦУПРами полягатимуть в наступному:

  • Визначати потребу у доборі персоналу. Вимагати від ЦУПРа якісного та своєчасного добору персоналу;
  • Приймати рішення щодо прийому на роботу нового працівника та погоджувати (візувати) відповідні документи;
  • Приймати рішення щодо переведення, переміщення, звільнення персоналу та погоджувати (візувати) відповідні документи;
  • Вимагати від ЦУПРа ведення кадрового та військового обліку по виробничих підрозділах у повному обсязі. Підписувати акти виконаних робіт (згідно з внутрішніми зобов’язаннями);
  • Вимагати від ЦУПРа виконання функцій з організації навчання по виробничих підрозділах (у межах повноважень ЦУПРа). Підписувати акти виконаних робіт (згідно з внутрішніми зобов’язаннями);
  • Вимагати від ЦУПРа виконання функцій з організації та нормування праці по виробничих підрозділах (у межах повноважень ЦУПРа). Підписувати акти виконаних робіт (згідно з внутрішніми зобов’язаннями);
  • Виносити на розгляд директорів регіональних філій, НЗК та керівника проекту свої пропозиції щодо підвищення якості організації роботи ЦУПРа;
  • Візувати всі кадрові заяви;
  • Визначати та підписувати графіки відпусток;
  • Визначати зміни в системі рівня оплати праці;
  • Визначати графіки роботи;
  • Відповідати за табельний облік.

 

Обов’язки та повноваження керівника ЦУПР полягатимуть в наступному:

  • Підписувати кадрові накази (прийом, звільнення) на підставі заяв погоджених керівником виробничого підрозділу;
  • Забезпечувати якісний кадровий облік персоналу та збереження документів з кадрового обліку;
  • Забезпечувати якісне виконання своїх посадових обов’язків працівниками ЦУПР.

 

Функцій HR-дженераліста (generalist):

  • збір, передача до ЦУПРа первинної кадрової документації;
  • підготовка пакетів документів на притягнення до дисциплінарної  відповідальності;
  • складання графіків відпусток;
  • робота комісії по трудових спорах, з соціального страхування тощо;
  • звітність з виконання умов колективного договору, зміни до колдоговору;
  • робота з ветеранськими організаціями;
  • контроль коректності обліку робочого часу у виробничих підрозділах;
  • встановлення режимів роботи;
  • розрахунок премій, робота в комісіях з оплати праці (змінення окладів, встановлення надбавок тощо);
  • формування документів/інформації до внесення змін до штатного розпису (що не стосуються суттєвих змін до ШР у разі зміни оргструктури, оптимізації, заробітних плат);
  • організація співбесід з кандидатами на працевлаштування безпосередньо у виробничих підрозділах;
  • проведення/координування стажування, навчання з підвищення профрозряду/категорії, навчання суміжним професіям, виробничої практики та дуального навчання тощо.

Усього буде створено 23 ЦУПРи. Вони функціонуватимуть у кожному регіоні та забезпечать 100% обслуговування працівників виробничих підрозділів спочатку у складі регіональних філій, а потім у складі бізнес-операторів.

Окремо там, де це необхідно, будуть створені 14 секторів ЦУПРів. Потреба у створенні сектору ЦУПРа оцінюється через наявність не менше як трьох з наведених нижче критеріїв:

  • Сектор ЦУПРа має розташовуватися на відстані не менше 200 км від основного ЦУПРа;
  • повинен охоплювати кількість персоналу від 700 працівників;
  • при плинності персоналу більше 3 %;
  • при наявності використання трьох і більше систем оплати праці.

Ця чисельність розраховувалася на основі галузевих стандартів. Норми роботи працівників ЦУПРа виглядають наступним чином:

Назва функції/вид роботи

Кількість працівників*

1.                

Кадровий облік працівників

1 працівник з обліку кадрів на 350 працівників**;

1  працівник з обліку кадрів на 500 працівників***

2.                  

Кадровий облік непрацюючих пенсіонерів

додатково 1 штатна одиниця працівника з обліку кадрів на кожні 7000 непрацюючих пенсіонерів, що знаходяться на обліку,  за умов переходу на норматив: 1  працівник з обліку кадрів на 500 працівників

3.                  

Військовий облік працівників

Згідно нормативу зазначеному в Постанові КМУ № 921 від 07.12.2016р « Про затвердження порядку організації та ведення військового обліку призовників та військовозобов’язаних»

4.                  

Навчання та розвиток персоналу

1 працівник з навчання та розвитку персоналу на 2000 працівників

5.                  

Ведення штатного розпису

1 працівник з організації та нормування праці на 2500 штатних одиниць

6.                  

Оплата праці

1 працівник з питань оплати праці на 2500 працівників

7.                  

Організація та нормування праці

1 працівник з організації та нормування праці на 3000 працівників

8.                  

Добор персоналу

1 працівник з відбору та адаптації персоналу на 40-50 вакансій зі статусом «підбір кандидата», але не більш 7 працівників у відділі добору

 

9.                  

Психолог

Переходить до ЦУПР наявна чисельність психологів виробничих підрозділів  регіональних філій АТ «Укрзалізниця»

 

 

* при розрахунку штатної чисельності працівників ЦУПР для вхідних даних береться облікова чисельність виробничих підрозділів. Нормативи чисельності розроблено з урахуванням коефіцієнту 1,15 (на заміщення) ;

**   в період з першого по четвертий місяць включно роботи ЦУПР;

***  з п’ятого місяця роботи ЦУПР

 

Менеджер з персоналу» на виробничих підрозділах,  виходячи з наступної норми штатної чисельності виробничого/структурного підрозділу:

  • до 300 одиниць – 1  штатна одиниця  менеджера з персоналу;
  • від 300 одиниць до 700 одиниць – 2  штатні одиниці менеджера з персоналу;
  • на кожні наступні 500-700 штатних одиниць чисельності  по 1 додатковій штатній одиниці менеджера з персоналу

Відбір працівників ЦУПРів здійснюватиметься за такими критеріями:

  • рекомендації НЗК, НОК та НОТ;
  • оцінка необхідної кваліфікації – через тестування професійних знань;
  • оцінка компетенцій (згідно з моделлю компетенцій УЗ) та вмотивованості працівника (зокрема, бажання якісно виконувати сервісну функцію та готовність до можливої релокації) – через співбесіду.

Перший ЦУПР вже працює на філії «Вокзальна компанія». У березні –квітні відкриються  пілотні ЦУПР у м. Харків, регіональна філія «Південна залізниця» та в м. Коростень, регіональна філія «Південно-Західна залізниця», а у червні заплановано відкриття ЦУПР у філії «Пасажирська компанія», в м. Києві. 

ЦУПРи запроваджуються для здійснення централізації HR-функції, мета якої:

  • запровадити та контролювати виконання єдиних стандартів нормування праці, розрахунку чисельності персоналу тощо;
  • оптимізувати процеси з управління персоналом на місцях та підвищити продуктивність праці задіяних у них працівників;
  • запровадити принцип «єдиного вікна» у наданні «кадрового» сервісу, поліпшити його якість за рахунок підсилення контролю;
  • консолідувати дані кадрового обліку, обліку робочого часу та ФОП, витрат на проведення професійного навчання тощо та запровадити аналітику цих даних на рівні як окремих РФ, так і всього Товариства;
  • поширювати інформацію про відкриті вакансії для працівників, створити єдину базу внутрішніх і зовнішніх кандидатів та надавати до неї доступ для підрозділів – замовників;
  • забезпечити консультування та профорієнтацію для працівників, які вивільняються через скорочення;
  • запровадити та розвивати інститут HR-дженералістів (універсальних менеджерів з персоналу) як джерело розвитку бізнес-орієнтованої HR- функції;
  • сприяти трансформації та розвитку компанії в цілому.